هل الباركود إلزامي في الفاتورة الالكترونية؟

أصبحت الفواتير الالكترونية جزءًا اساسيًا في العمليات التجارية اليومية وذلك تزامنًا مع تطور التكنولوجيا واتجاه الدول الى التحول رقميًا في جميع الجوانب، وذلك لأن تلك الفواتير تتميز بكونها آمنة وفعالة وسهلة الاستخدام، مما يساهم في تعزيز الشفافية والحد من التهرب الضريبي، ولذلك من الضروري أن تتضمن مجموعة من المكونات بما في ذلك الباركود والذي يثير الكثير من التساؤلات حوله.

حيث أن دوره يبرز كعنصر مهم  لضمان سهولة وسرعة معالجة البيانات، ولكن السؤال هنا هل الباركود إلزامي في الفاتورة الالكترونية؟، سوف نطرح إجابة واضحة تتضمن رؤية شاملة تساعد الشركات والمستهلكين على فهم مدى أهمية الباركود في الفواتير الإلكترونية، وتحديد ما إذا كان يجب اعتباره جزءًا أساسيًا من الفواتير أم أنه يظل خيارًا يمكن تبنيه حسب الحاجة.

تعريف الفاتورة الإلكترونية وأهميتها

هي مستند رقمي يستخدم لإثبات معاملات البيع والشراء، ويفترض أن تحتوي على نفس المعلومات الموجودة في الفاتورة الورقية بما في ذلك بيانات البائع والمشتري وتفاصيل المنتج بما في ذلك الوصف والسعر، الى جانب الكمية والضرائب المطبقة وختم الجهة الضامنة للعملية، وتعد أفضل للتجار في الوقت الحالي نظرًا لمرونتها وكفائتها وسرعة إصدارها.

الى جانب ذلك تتميز الفاتورة بالكثير من الخصائص ومنها أنها تساعد التجار على توفير التكاليف المهدرة في شراء الأوراق والطباعة عليها، الى جانب ذلك تعد أسهل من حيث القدرة على الوصول لها كما أنها قابلة للحفظ بأكثر من وسيلة ولا تتلف سريعًا كما هو الحال في الورقية، وعلى الرغم من أنها تتكون من مجموعة واسعة من العناصر إلا أن الباركود Qr Code يعد الأبرز فيها لأنه يتيح للمستخدم تتبع تفاصيل المنتج وفترة الضمان كما أنه يمنحه القدرة على التواصل مع الجهة التي اشترى منها.

تعريف الباركود واستخداماته في التجارة

الباركود عبارة عن  نظام ترميز يتكون من مجموعة من الخطوط والأرقام متوازية بأحجام مختلفة، يمكن قراءة تلك الرموز بواسطة أجهزة خاصة تُسمى قارئات الباركود. ويستخدم الباركود لتحويل المعلومات إلى صيغة يمكن قراءتها اليًا، وذلك يسهل عملية التتبع، ويطلق عليه رمز الاستجابة السريعة Qr Code، وفيما يلي سوف نوضح أبرز استخداماته في التجارة:- 

إدارة المخزون:- تستخدم الشركات رمز الاستجابة السريعة في تتبع المنتجات الموجودة داخل المخزن، وتستطيع من خلاله معرفة الكمية والأنواع، ويساعدها ذلك في معرفة الكثير من التفاصيل بما في ذلك وقت إعادة ملء المخزن.

 الفاتورة الالكترونية:- يستخدم Qr Code في الفاتورة الالكترونية ويساعد المستخدم في تتبع المنتج الذي اشتراه ومعرفة تفاصيله ومدى سريان ضمانه والجهة التي باعت له المنتج كما يساعده في معرفة الضريبة وفي تقديرها بعد ذلك.

تتبع الشحنات واللوجستيات:- في بعض الحالات يستخدم الباركود في تتبع الشحنات وموعد وصولها بالتفصيل، الى جانب ذلك يمكن من خلاله معرفة موقع الشحنات الحالي مما يساعد في الالتزام بمواعيد التسليم.

تحليل البيانات والتقارير:- الباركود له القدرة على تخزين معلومات مفصلة عن المنتجات تشمل نسبة المبيعات وتفاصيل المنتج، يساعد الأمر في تحليل البيانات والحصول على تقارير مفصلة بشكل سريع.

أهمية الباركود في الفواتير الإلكترونية

قبل أن نستعرض تفاصيل الإجابة على سؤالنا الرئيسي في الموضوع هل الباركود إلزامي في الفاتورة الالكترونية؟، سوف نوضح أبرز مميزات باركود الفاتورة الضريبية أو التجارية بشكل عام وذلك فيما يلي من نقاط:-

• يساهم رمز الاستجابة السريعة في الحد من عمليات التزوير وبالتالي يرفع من نسبة الأمان وذلك يساهم في تعزيز الثقة بين العملاء والشركة أو جهة البيع.
• يعزز الباركود من الكفاءة وذلك عن طريق تبسيط العمليات وتسريعها، وذلك يقلل من الوقت والجهد المبذول في معالجة الفواتير وينعكس ذلك بشكل إيجابي على المبيعات.
• يتضمن الرمز مجموعة واسعة من البيانات والتفاصيل حول المنتج وذلك يساعد في تقليل الأخطاء التي من المحتمل التعرض لها عند كتابة تلك البيانات بشكل يدوي.
•  يسهل من عملية تتبع المنتجات، حيث يمكن للعميل معرفة موقع المنتج وتفاصيله ومدى سريان الضمان من عدمه والجهة التي باعته وكافة التفاصيل الاخرى وهي الميزة الأهم له.
• يتيح رمز الاستجابة السريعة إمكانية الوصول السهل إلى معلومات الفاتورة، ذلك الأمر يعزّز الشفافية بين جميع الأطراف المعنية كما أنه يساهم في خفض التكاليف وذلك من خلال توفير المبالغ المدفوعة في كتابة وطباعة البيانات.

هل الباركود إلزامي في الفاتورة الالكترونية؟

تختلف إجابة السؤال وفقًا للكثير من العوامل بما في ذلك اختلاف التشريعات والنظم القانونية والتي تعد غير موحدة في جميع الدول، ولكي تكون إجابتنا مفصلة سوف نوضح موقف التشريعات واللوائح في بعض الدول العربية وذلك فيما يلي:-

• السعودية:- نصت التشريعات والقوانين السعودية على وجوب وضع الباركود في جميع الفواتير الضريبية (B2B و B2C)، ويعاقب من يخالف ذلك النص بالغرامة.
• مصر:- استخدام الباركود أصبح وجوبيًا لجميع الفواتير الإلكترونية الصادرة من المسجلين في منظومة الفاتورة الإلكترونية، وذلك وفقًا للتشريعات الموجودة في القانون المصري والتي تم العمل بها من بداية 2023.
• الإمارات:- تنص تشريعات الدولة على إلزامية وضع الباركود في الفواتير التجارية والضريبية وذلك بدايًة من تاريخ 1 يناير 2022، وما زال العمل بالقوانين ساري حتى الان.
• البحرين:- وضع الباركود في الفاتورة الضريبية في دولة البحرين اختياريًا وذلك وفقًا للتشريعات المنصوص عليها في الدولة.
• عمان:- تأخذ نفس طريق دولة البحرين حيث أن وضع الباركود اختياري وليس إلزامي ولكن من المتوقع أن يتغير الوضع قريبًا.
• الكويت:- في الوقت الحالي لا توجد قوانين توجب وضع الباركود في الفواتير الضريبية أو التجارية في الكويت ولكن يتم العمل على استحداث نصوص جديدة حاليًا.

متطلبات إعداد الفاتورة الإلكترونية مع الباركود

فيما سبق استعرضنا ما فائدة الباركود في الفاتورة الرقمية، ولكن السؤال هنا هل تتطلب التشريعات شكلًا معينًا في صيغة الفاتورة الإلكترونية؟، وما هي المتطلبات والبيانات المفترض تواجدها؟، إذا كنت ترغب في معرفة الإجابة بشكل واضح لا عليك سوى قراءة الفقرات التالية.

تجهيز بيانات الباركود في الفاتورة:-

من الضروري تجهيز البيانات المراد وضعها في الفاتورة والتي من المفترض أن يتضمنها الباركود، وتشمل بيانات البائع والمشتري بما في ذلك الاسم والعنوان والرقم، الى جانب معلومات وتفاصيل المنتج بما في ذلك نوعه وكميته وسعره، بالإضافة الى رقم التسجيل الضريبي ومعلومات جهة البيع الى جانب الختم أو التوقيع الرسمي لها.

الشروط الواجب توافرها في رمز الإستجابة السريع:-

لكي تضمن تخطي مرحلة التحقق من الفاتورة الالكترونية، يجب عليك استيفاء الشروط الواجب توافرها في Qr Code والتي سوف نوضحها فيما يلي:-

• يجب أن يتوافق الباركود مع معايير مُحددة (مثل معايير GS1) لضمان قابلية قراءته بواسطة قارئ باركود الفاتورة الالكترونية.
• يجب استخدام رمز QR Code من النوع الأبجدي الرقمي (Alphanumeric)، لِضمان إمكانية ترميز جميع الأحرف والأرقام.
• يجب أن يكون حجم الرمز كبيرًا بما يكفي لِسهولة مسحه ضوئيًا، كما ينبغي أن يتضمن الرمز مستوى تصحيح مناسب لضمان قابلية قراءته حتى في حالة تلفه جزئيًا، ويفضل تشفير بيانات QR Code لتعزيز الأمان.
• من المهم التأكد من اتباع التعليمات والإرشادات المُقدمة من قبل الجهة المُختصة في كل دولة وذلك للتأكد من مطابقة الرمز للشروط لتجنب رفض اعتماد الفاتورة.

متطلبات إضافية:-

تتطلب بعض التشريعات المزيد من الشروط التي يجب توافرها في الباركود وفي الفاتورة الالكترونية معًا وإليك أبرزها:-

• قد تتطلب بعض الدول طباعة نسخة ورقية من الفاتورة الإلكترونية مع الباركود، كما أن التشريعات قد تلزم الجهة بالاحتفاظ بالفواتير لمدة محددة.
• يتم إرسال بيانات الفاتورة، بما في ذلك الباركود، إلى مزود خدمة الفاتورة الإلكترونية، ويقوم مزود الخدمة بإصدار الفاتورة الإلكترونية وإرسالها إلى المشتري.
• يمكنك متابعة التفاصيل والمعلومات التي توفرها العديد من الجهات الحكومية عبر مواقع إلكترونية موثوقة بما في ذلك  متطلبات إعداد الفاتورة الإلكترونية مع الباركود.

يعد الباركود أداة قوية يمكن استخدامها لتحسين كفاءة الفواتير الإلكترونية، ومع تزايد اعتماد الشركات على الفواتير الإلكترونية، من المتوقع أن يزداد استخدام الباركود أيضًا، وفيما سبق وضحنا كافة التفاصيل عن مدى إلزامية وضع رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة كما وضحنا مراحل الإنشاء والاختبار والكثير من المعلومات الاخرى.

مراحل انشاء الباركود و وضعه في الفاتورة الالكترونية

تختلف مراحل إنشاء الباركود ووضعه في الفاتورة الإلكترونية قليلاً من دولة إلى أخرى، ولكن بشكل عام يتفق الجميع على بعض المراحل التي سوف نوضحها فيما يلي:-

• تحديد البيانات:- يلزم تجهيز وتحديد البيانات المراد تشفيرها و وضعها في رمز الاستجابة السريعة الموجودة في الفاتورة الالكترونية الضريبية وذلك في بداية الأمر.
• اختيار نوع الباركود:- توجد أنواع مختلفة من الباركود، كل منها يناسب استخدامات معينة، يجب على الشركة اختيار النوع الأنسب بناءً على احتياجاتها، تشمل الأنواع الباركود الخطي (1D): مثل UPC  و EAN والذي يستخدم في المنتجات الاستهلاكية، الى جانب الباركود الثنائي الأبعاد (2D): مثل QRCode، و يستخدم لتشفير كميات أكبر من المعلومات.
• استخدام برنامج مناسب:- الكثير من البرامج تتضمن أدوات تلقائية تساعدك على إنشاء الباركود عن طريق إدخال البيانات فقط ومن ثم تعمل تلك الأدوات على تحويلها تلقائيًا، تشمل البرامج والأدوات Barcode Generator وهي أداة مجانية متاحة عبر الإنترنت الى جانب Adobe Illustrator الشهير والذي يمكن استخدامه.
• دمج الباركود في نظام الفوترة الإلكترونية:- بعد تصميم رمز الاستجابة السريعة يجب العمل على دمجه في نظام إنشاء الفواتير الإلكترونية في الشركة وذلك من خلال برمجة النظام وتهيئة مكان له.

طريقة التحقق من صحة الفاتورة الإلكترونية المدمج فيها Qr Code

فيما سبق تعرفنا سويًا على وضحنا إجابة مفصلة لسؤال هل الباركود إلزامي في الفاتورة الالكترونية؟ تتمثل في توضيح مراحل الإنشاء وموقف التشريعات في بعض الدول والشروط المطلوبة وبعض التفاصيل الاخرى، وإذا انتهيت من كافة مراحل إنشاء رمز الاستجابة السريعة في الفاتورة الالكترونية، من الضروري أن تتحقق منها وذلك عن طريق اتباع الخطوات التالية:- 

• يجب عليك في البداية استخدام برنامج أو موقع يعمل على قراءة أو مسح رمز الاستجابة السريعة وذلك للتأكد تطابق المعلومات المشفرة مع المعلومات الحقيقية، وننصحك باستخدام KSA Invoice QR Reader أو قارئ الفاتورة الإلكترونية للآيفون.
• يجب عليك في الخطوة الموالية فتح تطبيق قارئ QR Code على هاتفك الذكي أو استخدام جهاز القارئ المخصص، ثم يجب توجيه الكاميرا نحو الباركود الموجود على الفاتورة الإلكترونية.
• سيقوم التطبيق أو جهاز القارئ بفك تشفير المعلومات المخزنة داخل الرمز، وبعد ذلك سوف تظهر البيانات أمامك وحينها يجب عليك مقارنتها بالمعلومات الفعلية.
• يتطلب الأمر مقارنة المعلومات المستخرجة من QR Code مع المعلومات المطبوعة أو المعروضة على الفاتورة الإلكترونية.
• تأكد من أن جميع التفاصيل تتطابق بدقة، التحقق بما في ذلك المبلغ والتاريخ وبيانات المنتج وكافة المعلومات والبيانات الاخرى.