تعد الفاتورة الضريبية وثيقة رسمية بالغة الأهمية في النظام الضريبي السعودي. وذلك لأنها تمثل إثباتًا للمعاملات التجارية بين المنشآت. لذلك حددت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية مواصفات وشروطًا يتكون منها شكل الفاتورة الضريبية المعتمدة في المملكة لكي تضمن امتثال المنشآت للأنظمة الضريبية وتسهيل عمليات المراجعة والتدقيق.
ولأن الالتزام بهذه اللوائح أمرًا ضروريًا لجميع المنشآت المسجلة في ضريبة القيمة المضافة خاصًة مع إطلاق نظام الفوترة الإلكترونية (فاتورة) للحد من التهرب الضريبي وتعزيز التحول الرقمي. سوف نوضح في موضوعنا جميع التفاصيل حول الشكل الذي يجب أن تكون عليها الفاتورة بدايًة من طريقة عملها مرورًا بالشكل والمحتويات والمواصفات نهايًة بالأخطاء التي يجب تجنبها. لا عليك سوى المتابعة معنا حتى النهاية.
طريقة عمل فاتورة ضريبية
لضمان الامتثال للأنظمة الضريبية في المملكة العربية السعودية يجب على المنشآت إصدار فواتير ضريبية تتوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وفيما يلي سوف نوضح في خطوات تفصيلية طريقة عمل فاتورة ضريبية:-
- التأكد من التسجيل في ضريبة القيمة المضافة:-
في البداية يجب أن تكون المنشأة مسجلة لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك ولديها رقم تسجيل ضريبي. وهذا الرقم ضروري لإصدار الفاتورة ويمكن الحصول عليه عبر بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الإلكترونية إذا لم تكن مسجلاً بعد.
- اختيار نظام فوترة إلكتروني معتمد:-
منذ سنوات أصبح إصدار الفواتير الضريبية إلكترونيًا إلزاميًا. ولذلك يجب استخدام برنامج محاسبي أو نظام فوترة متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مثل قيود أو دفتره أو أي برنامج أخر. ويجب التأكد من أن النظام يدعم إنشاء الفواتير بالصيغ المطلوبة وفق المواصفات الفنية للمرحلة الثانية.
- إدخال بيانات الفاتورة الأساسية:-
في هذه الخطوة يجب العمل على تعبئة الحقول الإلزامية التالية في النظام الإلكتروني بناءًا على نوع الفاتورة قياسية أو مبسطة. والتعبئة تكون عن طريق وضع اسم المنشأة وعنوانها وبيانات البائع الكاملة بالإضافة الى الرقم الضريبي للبائع والذي يبدأ بـرقم 3 ويتكون من 15 رقمًا. كما يجب وضع تاريخ ووقت الإصدار ويجب أن يكون دقيقًا حسب التوقيت المحلي.
بالإضافة الى ما ذكرنا يجب وضع الكثير من البيانات الأخرى لكي يكتمل شكل الفاتورة الضريبية بما في ذلك رقم الفاتورة التسلسلي وبيانات المشتري بما في ذلك اسمه وعنوانه والرقم الضريبي إن وجد. كما يجب وضع وصف السلع أو الخدمات بما في ذلك الكمية والسعر للوحدة ونوع الخدمة أو المنتج. وفي النهاية يجب وضع القيمة الإجمالية قبل الضريبة وبعد إضافة قيمة ضريبة القيمة المضافة: 15% أو أي نسبة أخرى إذا كانت خاضعة لاستثناءات.
- إضافة رمز الاستجابة السريعة:-
في الفواتير الضريبية المبسطة التي تتضمن المعاملات مع المستهلكين يجب إنشاء رمز استجابة سريعة يحتوي على بيانات الفاتورة كما ذكرناها فيما سبق بالتفصيل. وعادًة النظام الإلكتروني المعتمد يولد هذا الرمز تلقائيًا وفق متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. بينما الفواتير القياسية بين المنشآت لا تتطلب رمز استجابة سريعة في المرحلة الأولى لكنها تحتاج إلى ختم تشفير في المرحلة الثانية.
- التحقق والربط مع منصة فاتورة (المرحلة الثانية)
إذا كنت في المرحلة الثانية للربط مع هيئة الزكاة والضريبة والجمارك قم بربط نظام الفوترة الخاص بك مع منصة فاتورة. ويجب العلم أنه بالنسبة للفواتير القياسية يجب إرسال الفاتورة إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك للموافقة في الوقت الفعلي للحصول على ختم تشفير. بينما الفواتير المبسطة يمكن إصدارها للعميل مباشرة وبعد ذلك يجب إبلاغ هيئة الزكاة والضريبة والجمارك خلال 24 ساعة.
- إصدار الفاتورة وحفظها:-
بعد تعبئة البيانات والحصول على الموافقة (إن لزم الأمر) يمكنك إصدار الفاتورة إلكترونيًا. ويجب حفظها لمدة لا تقل عن 6 سنوات بعد الإصدار لكي تتجنب العقوبات التي تنص عليها لائحة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك وذلك الأمر لأغراض التدقيق.
شكل الفاتورة الضريبية
الفاتورة الضريبية وثيقة أساسية تثبت المعاملات التجارية وحدد ضريبة القيمة المضافة المستحقة كما ذكرنا. ويجب أن تتضمن مجموعة من العناصر الهامة لكي تكون صالحة للتعامل. ولذلك فيما يلي سوف نوضح شكل الفاتورة الضريبية من خلال ذكر العناصر بالمزيد من التفصيل:-
- عنوان الفاتورة:- في منتصف الصفحة يتم وضع العنوان بأحرف بارزة الذي عادًة يكون فاتورة ضريبية أو فاتورة ضريبية مبسطة في منتصف الصفحة بأحرف بارزة. كما يتم وضع رقم الفاتورة التسلسلي في الجهة اليمنى وبجانبه تاريخ الإصدار.
- بيانات البائع:- توضع في أعلى الجهة اليسرى وتتضمن اسم المنشأة بخط واضح والعنوان الكامل. بالإضافة الى رقم السجل التجاري (إن وجد) ورقم التعريف الضريبي تحته مباشرة.
- بيانات المشتري:- توضع في أعلى الجهة اليمنى أسفل بيانات البائع وتشمل اسم العميل أو المنشأة والعنوان الكامل. بالإضافة الى رقم التعريف الضريبي وهو إلزاميًا في الفاتورة العادية فقط.
- جدول تفاصيل السلع أو الخدمات:- يوضع في منتصف الصفحة في شكل جدول منظم ويحتوي على أعمدة تشمل الوصف والكمية وسعر الوحدة وإجمالي المبلغ قبل الضريبة والخصومات، الضريبة الإجمالي بعد الضريبة.
- المجموع النهائي:- يوضع أسفل الجدول بمحاذاة اليمين ويتضمن إجمالي المبلغ قبل الضريبة بالإضافة الى إجمالي قيمة الضريبة المضافة (١٥٪) وإجمالي المبلغ بعد الضريبة بخط بارز.
- رمز الاستجابة السريعة:- يتم وضعه في نموذج الفاتورة الضريبية ناحية اليسار وهو خاص بالفواتير الإلكترونية والمبسطة لتسهيل مسح الفاتورة والتحقق منها.
- ملاحظات أو شروط إضافية:- إن وجدت يتم وضعها في أسفل الصفحة بمحاذاة اليسار وتشمل ملاحظات قانونية مثل تم إصدار هذه الفاتورة وفقًا للوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو يُرجى الاحتفاظ بهذه الفاتورة لأغراض المراجعة. ويمكنك تحميل الفاتورة الإلكترونية PDF لكي ترى الشكل بالكامل.
محتويات الفاتورة الضريبية
إذا كنت لا ترغب في تحميل فاتورة ضريبية PDF سوف نوضح لك فيما يلي المحتويات الموجودة في الفواتير الضريبية مختلفة الأنواع بالمزيد من التفاصيل.
محتويات الفاتورة الضريبية القياسية (B2B/B2G)
- اسم البائع وعنوانه:- بيانات المنشأة المصدرة كاملة.
- الرقم الضريبي للبائع:- وهو رقم مكون من 15 رقمًا يبدأ بـ 3.
- اسم المشتري وعنوانه:- وهي تفاصيل الجهة المستلمة سواء كانت شركة أو مؤسسة.
- الرقم الضريبي للمشتري:- إذا كان مسجلاً في ضريبة القيمة المضافة.
- رقم الفاتورة التسلسلي:- وهو رقم معرف فريد للفاتورة.
- تاريخ ووقت الإصدار:- باليوم والساعة بدقة.
- تفاصيل السلع أو الخدمات:- وتشمل الوصف والكمية وسعر الوحدة والإجمالي قبل الضريبة.
- قيمة ضريبة القيمة المضافة:- المبلغ المحسوب (15% عادًةً) مع النسبة.
- الإجمالي النهائي:- وهو المبلغ الكلي بعد الضريبة.
- ختم التشفير:- وهو مطلوب في المرحلة الثانية للربط مع المنصة الإلكترونية.
محتويات الفاتورة الضريبية المبسطة (B2C)
- اسم البائع وعنوانه:- بيانات المنشأة المصدرة كاملة.
- الرقم الضريبي للبائع:- وهو رقم مكون من 15 رقمًا يبدأ بـ 3 ويكون إلزامي دائمًا.
- تاريخ ووقت الإصدار:- يجب وضع وقت إتمام المعاملة بدقة شديدة.
- تفاصيل السلع أو الخدمات:- وتشمل الوصف والكمية وسعر الوحدة والإجمالي قبل الضريبة.
- قيمة ضريبة القيمة المضافة:- مفصلة أو مضمنة في الإجمالي.
- الإجمالي النهائي:- وهو المبلغ المدفوع شامل الضريبة.
- رمز الاستجابة السريعة:- ويتضمن اسم البائع والرقم الضريبي والتاريخ الإجمالي والضريبة.
متطلبات عامة للمحتوى
- يجب أن تكتب الفاتورة باللغة العربية كلغة أساسية مع إمكانية إضافة لغات أخرى.
- تصدر الفاتورة الضريبية إلكترونيًا باستخدام نظام معتمد متوافق مع zatca.
- تُحفظ بصيغة إلكترونية (مثل PDF/A-3 مع XML) لمدة 6 سنوات على الأقل.
مواصفات الفاتورة الضريبية
تحدد هيئة الزكاة والضريبة والجمارك مجموعة من المواصفات التي يجب أن تتوفر لضمان امتثال شكل الفاتورة الضريبية للوائح. وفيما يلي سوف نوضحها بالمزيد من التفصيل:-
- الشكل العام للفاتورة:- يجب أن تكون واضحة وسهلة القراءة كما يجب أن مكتوبة باللغة العربية مع إمكانية إضافة لغة أخرى بجانبها. ويجب إصدارها إلكترونيًا باستخدام نظام فوترة معتمد.
- البيانات الإلزامية:- يجب أن تحتوي الفاتورة على عنوان الفاتورة ورقمها التسلسلي والتاريخ و وقت الإصدار. ويجب العمل على وضع تلك البيانات بدقة شديدة.
- بيانات البائع والمشتري:- يجب أن تتضمن الفاتورة اسم وعنوان البائع والمشتري بشكل كامل ورقم التعريف الضريبي (VAT) للبائع وللمشتري إذا كان مسجلاً في الضريبة.
- تفاصيل السلع أو الخدمات:- من الضروري أن تحتوي الفاتورة على وصف دقيق للسلع أو الخدمات المقدمة بما في ذلك الكمية والأسعار لكل وحدة وإجمالي المبلغ قبل الضريبة وأي خصومات أو عروض خاصة.
- معلومات الضريبة:- ينبغي أن تشمل الفاتورة الضريبية في السعودية نسبة ضريبة القيمة المضافة (15%) وقيمة الضريبة لكل بند والإجمالي النهائي بعد إضافة الضريبة.
- رمز الاستجابة السريعة ومتطلبات الحفظ:- هو رمز إلزامي في الفواتير الإلكترونية والمبسطة لتسهيل التحقق من صحة البيانات ويجب حفظ الفواتير إلكترونيًا لمدة لا تقل عن 6 سنوات. كما يجب أن تكون بصيغة XML أو PDF/A-3 متضمنة ملف XML.
الأخطاء الشائعة في الفواتير الضريبية وكيفية تجنبها
فيما يلي سوف نوضح أهم الأخطاء التي تؤدي إلى رفض الفاتورة الضريبية وطريقة حلها لكي تتجنب المشاكل القانونية:-
- عدم تضمين رقم التعريف الضريبي (VAT):- يؤدي غيابه إلى عدم الاعتراف بالفاتورة رسميًا. ولذلك يجب التأكد من إدراج رقم التعريف الضريبي الخاص بالبائع والمشتري (إن كان مسجلاً).
- عدم وجود عنوان واضح للبائع أو المشتري:- في بعض الحالات نقص المعلومات قد يجعل الفاتورة غير قانونية لذلك يجب إدخال اسم وعنوان كل طرف بدقة.
- عدم ذكر نسبة ضريبة القيمة المضافة وقيمتها:- عدم تحديد الضريبة يجعل الفاتورة غير متوافقة مع الأنظمة ولذلك يجب ذكر النسبة (15%) بوضوح لكل منتج أو خدمة.
- استخدام أرقام فواتير مكررة أو غير متسلسلة:- قد يسبب مشاكل في التدقيق والمراجعة الضريبية ويجب استخدام نظام فوترة إلكتروني يولد أرقام فواتير فريدة في هذه الحالة.
- عدم إدراج رمز الاستجابة السريعة (QR Code):- الرمز إلزامي كما ذكرنا وفق لوائح هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. لذلك يجب استخدام نظام فوترة متوافق يولد الـ QR Code تلقائيًا.
- أخطاء في تفاصيل السلع أو الخدمات:- قد تنسى ذكر وصف المنتجات بدقة أو تنسى ذكر الكميات والأسعار. وفي هذه الحالة يجب العمل على مراجعة البيانات قبل إصدار الفاتورة.
- عدم حفظ الفواتير الإلكترونية بالصيغة المطلوبة:- الصيغة الخاطئة قد تؤدي إلى عدم الاعتراف بالفاتورة. وفي هذه الحالة يجب حفظ الفواتير بصيغة XML أو PDF/A-3 وفقًا للأنظمة.
ختامًا، يتضح أن الفاتورة الضريبية أداة للحماية يجب الالتزام بعملها إذا كنت ترغب في ممارسة عملك بشكل مثالي في السعودية. وفيما سبق وضحنا مفهومها وأهميتها في النظام الضريبي السعودي. بالإضافة إلى محتوياتها ومواصفاتها وفقًا للمتطلبات. كما استعرضنا شكل الفاتورة الضريبية المعتمد ومكوناتها الأساسية لضمان الامتثال للنظام لكي تتفادى الأخطاء الشائعة. وفي النهاية لا تنسى أن تشاركنا استفساراتك إن وجدت في التعليقات أو أي مشكلات تواجهك.
